Mobilne niszczenie dokumentów – co to oznacza?

Mobilne niszczenie dokumentów – co to oznacza?

  • Biznes
  • 24 października, 2021
  • 5 minutes read

Obowiązek ochrony danych osobowych został nałożony przez rozporządzenie RODO na każdą organizację, która w swojej działalności gromadzi i przetwarza dane osobowe swoich klientów. Bezpieczeństwo danych dotyczy także odpowiednio zorganizowanego procesu niszczenia dokumentacji. Na rynku działa wiele firm oferujących kompleksowe usługi w tym zakresie. Czym jest mobilne niszczenie dokumentów?

Bezpieczeństwo danych w firmie – odpowiedni sposób niszczenia dokumentów

Niemal każda organizacja działająca na rynku gromadzi i przetwarza dane osobowe. Wejście w życie przepisów RODO nakłada na przedsiębiorców ściśle określone obowiązki związane z ochroną danych osobowych, nie tylko swoich klientów, ale również kontrahentów. Ochrona danych dotyczy również procesu niszczenia dokumentacji w firmie. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy też rodzaju prowadzonej działalności, wszelkie akta zawierające dane wrażliwe powinny być w odpowiedni sposób utylizowane.

Wiele firm w procesie niszczenia dokumentacji korzysta z dostępnych na rynku niszczarek. Mimo tego, że urządzenia te są przeznaczone do utylizacji dokumentów, mogą generować ryzyko wycieku danych. Niszczarki nie zawsze są w stanie w danym czasie zniszczyć określoną liczbę dokumentacji, przez co jest ona niejednokrotnie gromadzona i nie zawsze w odpowiedni sposób przechowywania. Problem ten dotyczy głównie małych firm, gdzie przestrzeń do przechowywanych akt może być ograniczona. Z kolei większe firmy mogą nie mieć warunków do systematycznego niszczenia dużej ilości akt.

Co więcej, obecnie informacje nie są gromadzone jedynie w formie papierowej, ale również w formie elektronicznych nośników danych (płyty CD i DVD, dyski HDD). Rodzi to dodatkowe problemy w bezpiecznym procesie niszczenia gromadzonych danych. Wszelkie ewentualne wycieki danych mogą generować nie tylko duże konsekwencje w postaci wysokich kar pieniężnych, ale także kosztować firmę utratę renomy i pozycji rynkowej.

Mobilne niszczenie dokumentów

Obecnie na rynku działa wiele firm, które wychodząc na przeciw potrzebom organizacji, oferują profesjonalne usługi niszczenia dokumentów, również w systemie mobilnym. Co to oznacza? Firmy oferują w ramach usługi mobilnego niszczenia dokumentów przyjazd do klienta, odbiór dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, a następnie jej przewóz do niszczarni, gdzie jest utylizowana. Każdy etap tego procesu przeprowadzany jest z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa z uwzględnieniem przepisów wynikających z rozporządzenia RODO.

Co istotne, usługa mobilnego niszczenia dokumentów jest w pełni dopasowana do potrzeb i oczekiwań klientów. Jeśli zaistnieje obawa o bezpieczeństwo utylizowanych dokumentów, proces niszczenia może zostać zrealizowany w obecności klienta. Dodatkowo firmy oferują przekazanie nagrania z procesu niszczenia dokumentacji. W przypadku systematycznego wytwarzania dużej liczby dokumentów, które podlegają niszczeniu, firmy oferują ich cykliczny odbiór zgodnie z ustalonym harmonogramem. Odbiór dokumentacji przeprowadzany jest pod nadzorem klienta, który otrzymuje również każdorazowo stosowny protokół.

Pojemniki na dokumenty – dla bezpieczeństwa danych

Dodatkową usługą świadczoną przez firmy jest zapewnienie klientowi specjalnych pojemników na dokumenty. Zastosowane zabezpieczenia chronią dokumenty przed osobami nieupoważnionymi do przetwarzania danych. Przy odbiorze dokumentacji pojemnik, w którym zgromadzono wszystkie akta przeznaczone do utylizacji zostaje wymieniony na nowy.

Czy przekazanie dokumentacji do zniszczenia wymaga specjalnego przygotowania? Dokumentacja odbierana jest w formie, w jakiej zostaje przekazana. Nie wymaga specjalnego przygotowania, a więc rozszycia, usunięcia foliowych koszulek czy też wypięcia z segregatorów. Wszelkie tego typu czynności wykonywane są w ramach świadczonych usług. Dokumentacja jest przed zniszczeniem dokładnie segregowana, tak by zachować najwyższe standardy świadczonych usług.

Zobacz również

Na co zwrócić uwagę kupując sprężarkę do zakładu?

Na co zwrócić uwagę kupując sprężarkę do zakładu?

Przy wyborze sprężarki do zakładu ważne jest uwzględnienie wielu czynników, które wpływają na wydajność, niezawodność i…
Na czym polega outsourcing środowiskowy? Kto może z niego skorzystać?

Na czym polega outsourcing środowiskowy? Kto może z niego skorzystać?

Pragniesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a jednocześnie nie chcesz zaniedbywać obowiązków wynikających z prawa ochrony…
Kompresory olejowe — zasada działania i rodzaje

Kompresory olejowe — zasada działania i rodzaje

W dzisiejszym artykule przyjrzymy się bliżej kompresorom olejowym, które stanowią kluczowy element w wielu branżach przemysłowych.…