Mobilne niszczenie dokumentów – co to oznacza?

Obowiązek ochrony danych osobowych został nałożony przez rozporządzenie RODO na każdą organizację, która w swojej działalności gromadzi i przetwarza dane osobowe swoich klientów. Bezpieczeństwo danych dotyczy także odpowiednio zorganizowanego procesu niszczenia dokumentacji. Na rynku działa wiele firm oferujących kompleksowe usługi w tym zakresie. Czym jest mobilne niszczenie dokumentów?

Bezpieczeństwo danych w firmie – odpowiedni sposób niszczenia dokumentów

Niemal każda organizacja działająca na rynku gromadzi i przetwarza dane osobowe. Wejście w życie przepisów RODO nakłada na przedsiębiorców ściśle określone obowiązki związane z ochroną danych osobowych, nie tylko swoich klientów, ale również kontrahentów. Ochrona danych dotyczy również procesu niszczenia dokumentacji w firmie. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy też rodzaju prowadzonej działalności, wszelkie akta zawierające dane wrażliwe powinny być w odpowiedni sposób utylizowane.

Wiele firm w procesie niszczenia dokumentacji korzysta z dostępnych na rynku niszczarek. Mimo tego, że urządzenia te są przeznaczone do utylizacji dokumentów, mogą generować ryzyko wycieku danych. Niszczarki nie zawsze są w stanie w danym czasie zniszczyć określoną liczbę dokumentacji, przez co jest ona niejednokrotnie gromadzona i nie zawsze w odpowiedni sposób przechowywania. Problem ten dotyczy głównie małych firm, gdzie przestrzeń do przechowywanych akt może być ograniczona. Z kolei większe firmy mogą nie mieć warunków do systematycznego niszczenia dużej ilości akt.

Co więcej, obecnie informacje nie są gromadzone jedynie w formie papierowej, ale również w formie elektronicznych nośników danych (płyty CD i DVD, dyski HDD). Rodzi to dodatkowe problemy w bezpiecznym procesie niszczenia gromadzonych danych. Wszelkie ewentualne wycieki danych mogą generować nie tylko duże konsekwencje w postaci wysokich kar pieniężnych, ale także kosztować firmę utratę renomy i pozycji rynkowej.

Mobilne niszczenie dokumentów

Obecnie na rynku działa wiele firm, które wychodząc na przeciw potrzebom organizacji, oferują profesjonalne usługi niszczenia dokumentów, również w systemie mobilnym. Co to oznacza? Firmy oferują w ramach usługi mobilnego niszczenia dokumentów przyjazd do klienta, odbiór dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, a następnie jej przewóz do niszczarni, gdzie jest utylizowana. Każdy etap tego procesu przeprowadzany jest z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa z uwzględnieniem przepisów wynikających z rozporządzenia RODO.

Co istotne, usługa mobilnego niszczenia dokumentów jest w pełni dopasowana do potrzeb i oczekiwań klientów. Jeśli zaistnieje obawa o bezpieczeństwo utylizowanych dokumentów, proces niszczenia może zostać zrealizowany w obecności klienta. Dodatkowo firmy oferują przekazanie nagrania z procesu niszczenia dokumentacji. W przypadku systematycznego wytwarzania dużej liczby dokumentów, które podlegają niszczeniu, firmy oferują ich cykliczny odbiór zgodnie z ustalonym harmonogramem. Odbiór dokumentacji przeprowadzany jest pod nadzorem klienta, który otrzymuje również każdorazowo stosowny protokół.

Pojemniki na dokumenty – dla bezpieczeństwa danych

Dodatkową usługą świadczoną przez firmy jest zapewnienie klientowi specjalnych pojemników na dokumenty. Zastosowane zabezpieczenia chronią dokumenty przed osobami nieupoważnionymi do przetwarzania danych. Przy odbiorze dokumentacji pojemnik, w którym zgromadzono wszystkie akta przeznaczone do utylizacji zostaje wymieniony na nowy.

Czy przekazanie dokumentacji do zniszczenia wymaga specjalnego przygotowania? Dokumentacja odbierana jest w formie, w jakiej zostaje przekazana. Nie wymaga specjalnego przygotowania, a więc rozszycia, usunięcia foliowych koszulek czy też wypięcia z segregatorów. Wszelkie tego typu czynności wykonywane są w ramach świadczonych usług. Dokumentacja jest przed zniszczeniem dokładnie segregowana, tak by zachować najwyższe standardy świadczonych usług.